Situazioni contabili durante l’anno: perché servono anche a una piccola impresa?

Servono perché la legge chiede a ogni impresa, anche piccola, di accorgersi in tempo dei segnali di crisi, e questo non si può fare guardando solo il bilancio dell’anno prima. Se operi in forma di società devi avere un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alle dimensioni dell’impresa. Se sei un imprenditore individuale devi adottare misure idonee a rilevare per tempo lo stato di crisi. In entrambi i casi le misure devono permetterti di verificare se riesci a pagare i debiti nei dodici mesi successivi. Una situazione contabile aggiornata durante l’anno è lo strumento più semplice per farlo. E ti serve anche per decidere, per parlare con la banca e per non avere sorprese sulle imposte.

Cosa chiede la legge

L’articolo 2086 del codice civile stabilisce che l’imprenditore che opera in forma societaria o collettiva deve istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche per rilevare tempestivamente la crisi e la perdita della continuità aziendale. Deve poi attivarsi senza indugio per adottare uno degli strumenti previsti dalla legge per superare la crisi.

L’articolo 3 del codice della crisi d’impresa, il decreto legislativo 14 del 2019, completa la regola. L’imprenditore individuale deve adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie. L’imprenditore collettivo deve istituire l’assetto adeguato dell’articolo 2086.

Lo stesso articolo 3 dice a cosa servono misure e assetti. Devono consentire di rilevare squilibri patrimoniali o economico finanziari, rapportati alle caratteristiche dell’impresa. Devono permettere di verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità almeno per i dodici mesi successivi. Devono infine dare le informazioni che servono per la lista di controllo e per il test pratico previsti per la composizione negoziata della crisi.

La legge non dice quante situazioni contabili fare né in che forma. Dice però che cosa devi essere in grado di vedere. Senza dati aggiornati durante l’anno questo non è possibile.

I segnali da tenere d’occhio

L’articolo 3 indica alcuni segnali che aiutano a prevedere la crisi. Il primo è avere debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni pari a oltre la metà delle retribuzioni di un mese. Il secondo è avere debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni di importo superiore ai debiti non ancora scaduti. Il terzo riguarda le esposizioni verso banche e altri intermediari scadute da più di sessanta giorni, o oltre il limite degli affidamenti da almeno sessanta giorni, quando rappresentano complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni. Il quarto riguarda le esposizioni verso i creditori pubblici indicate dall’articolo 25-novies del codice della crisi.

Facciamo un esempio inventato. Una piccola S.r.l. paga ogni mese 20.000 euro di stipendi. A fine settembre ha ancora 11.000 euro di stipendi di luglio da pagare. Sono scaduti da più di trenta giorni e superano la metà del monte stipendi mensile, che è 10.000 euro. È uno dei segnali previsti dalla legge. Nello stesso momento ha 40.000 euro di fatture fornitori scadute da oltre novanta giorni e 35.000 euro di fatture non ancora scadute. Anche questo è un segnale. Se la contabilità è ferma a giugno, nessuno se ne accorge in tempo.

Cosa deve contenere una situazione utile

Una situazione contabile infrannuale è un bilancio di periodo, per esempio a fine trimestre. Per essere utile deve partire da registrazioni aggiornate. La legge già prevede che le registrazioni nelle scritture cronologiche siano eseguite entro sessanta giorni, quindi la base dovrebbe esserci.

Poi servono alcune scritture che di solito si fanno solo a fine anno. Le banche vanno riconciliate con gli estratti conto. I crediti verso clienti vanno controllati per scadenza, per capire quali sono incassabili e quali sono a rischio. I debiti verso fornitori, dipendenti, enti previdenziali ed erario vanno divisi tra scaduti e non scaduti. Le rimanenze di magazzino vanno almeno stimate. Ammortamenti, ratei, trattamento di fine rapporto e imposte del periodo vanno calcolati in proporzione.

Accanto alla situazione contabile conviene tenere un prospetto di cassa per i dodici mesi successivi, con incassi attesi, pagamenti già fissati, rate dei finanziamenti e scadenze fiscali. È il documento che risponde alla domanda della legge sulla sostenibilità dei debiti.

A chi serve, oltre che a te

Serve alla banca, che valuta l’andamento dell’anno in corso oltre all’ultimo bilancio. Serve ai soci, che vogliono sapere se l’impresa sta guadagnando prima di decidere su utili e investimenti. Serve all’amministratore, che deve poter dimostrare di aver seguito l’andamento dell’impresa. Serve a programmare gli acconti delle imposte e le liquidazioni IVA senza scoprire all’ultimo momento che manca la cassa.

Serve anche se le cose vanno bene. Sapere a settembre che l’anno chiuderà con un utile alto ti lascia il tempo per valutare investimenti e accantonamenti prima del 31 dicembre.

Ogni quanto farla

Per una piccola impresa senza tensioni di cassa, una situazione a fine trimestre o a fine semestre è spesso sufficiente. Se i segnali dell’articolo 3 iniziano a comparire, conviene passare a una situazione mensile e aggiornare ogni mese il prospetto di cassa. Il criterio è quello della legge. L’assetto deve essere adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, quindi la frequenza va scelta in base al rischio.

Come possiamo aiutarti

Possiamo preparare per te situazioni contabili trimestrali o mensili, con il controllo dei crediti, dei debiti scaduti e un prospetto di cassa a dodici mesi, e leggerle con te per capire se ci sono segnali da affrontare. Se i segnali ci sono già, possiamo valutare insieme gli strumenti previsti dalla legge, compresa la composizione negoziata della crisi. Contatta lo Studio Commerciale Paternò.

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