Fatture elettroniche e documenti contabili: cosa devi conservare e per quanti anni?

Devi conservare le scritture contabili, le fatture emesse e ricevute e la corrispondenza dell’attività per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, come stabilisce il codice civile. Ai fini fiscali il termine può essere più lungo, perché la legge tributaria ti chiede di tenerle finché non sono definiti gli accertamenti sull’anno a cui si riferiscono. Le fatture elettroniche vanno conservate in modo elettronico, con un processo di conservazione che si chiude entro tre mesi dalla scadenza delle dichiarazioni annuali dell’anno. Stamparle non basta.

Dieci anni per il codice civile

L’articolo 2220 del codice civile prevede che le scritture contabili siano conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo vanno conservate le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Conviene trattare allo stesso modo le mail e le PEC che riguardano l’attività.

I dieci anni si contano dall’ultima registrazione del libro o del registro. Facciamo un esempio inventato. Se l’ultima registrazione del libro giornale del 2024 porta la data del 31 dicembre 2024, quel libro e le fatture del 2024 vanno conservati almeno fino al 31 dicembre 2034.

Fino alla chiusura degli accertamenti per il fisco

L’articolo 22 del D.P.R. 600 del 1973 aggiunge una regola. Le scritture obbligatorie per le leggi tributarie, per il codice civile o per leggi speciali devono essere conservate fino a quando non sono definiti gli accertamenti relativi al periodo d’imposta, anche oltre il termine dell’articolo 2220. Fino allo stesso termine vanno conservati, ordinati per ciascun affare, gli originali delle fatture ricevute e le copie di quelle emesse.

Per le imposte sui redditi, con le regole in vigore nel 2026, l’avviso di accertamento va notificato entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui hai presentato la dichiarazione. Se la dichiarazione è omessa o nulla, il termine arriva al 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui avrebbe dovuto essere presentata. Per i redditi del 2024, dichiarati nel 2025, il termine ordinario è il 31 dicembre 2030.

Nella maggior parte dei casi, quindi, i dieci anni del codice civile arrivano dopo il termine dell’accertamento. Il termine fiscale diventa decisivo quando su un anno c’è un controllo o una lite aperta. In quel caso i documenti di quell’anno vanno tenuti finché la questione non è chiusa, anche se sono passati più di dieci anni. Lo stesso vale per i beni che ammortizzi in più anni. La fattura d’acquisto serve finché deduci le quote e finché quegli anni possono essere controllati.

Le fatture elettroniche si conservano in digitale

L’articolo 39 del D.P.R. 633 del 1972 stabilisce che le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, secondo il decreto del Ministero dell’economia e delle finanze del 17 giugno 2014. Una copia stampata o un PDF salvato sul computer non sostituiscono la conservazione.

Il decreto del 2014 chiede che la conservazione rispetti il codice civile, il codice dell’amministrazione digitale e le sue regole tecniche e che dagli archivi si possano cercare ed estrarre i documenti almeno per cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA e data. Il processo termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione. Deve concludersi entro il termine dell’articolo 7, comma 4-ter, del decreto legge 357 del 1994, che è collegato alla scadenza delle dichiarazioni annuali dell’anno e la supera di tre mesi.

In pratica hai due strade. Puoi affidare la conservazione a un conservatore, spesso compreso nel software di fatturazione. Oppure puoi aderire al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate, che si attiva dall’area riservata Fatture e Corrispettivi e riguarda le fatture transitate dal Sistema di Interscambio. Attenzione a una confusione frequente. Il servizio di consultazione delle fatture nel portale è diverso dalla conservazione. Poter vedere una fattura nel portale non vuol dire averla conservata. E se usi il servizio dell’Agenzia, ricordati che copre solo le fatture elettroniche passate dal Sistema di Interscambio, non gli altri documenti.

E i registri tenuti al computer?

Per i registri contabili tenuti con sistemi elettronici la legge è più flessibile. L’articolo 7, comma 4-quater, del decreto legge 357 del 1994 considera regolari la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile su sistemi elettronici, anche senza stampa su carta e senza conservazione sostitutiva digitale, se durante un accesso, un’ispezione o una verifica i registri risultano aggiornati e vengono stampati su richiesta e in presenza dei verificatori. Questo non vale per le fatture elettroniche, che restano soggette alla conservazione digitale. Per i registri, quindi, il punto è tenerli aggiornati e poterli stampare subito.

Cosa conservare in concreto

Oltre a libri, registri e fatture, conserva i documenti che provano i costi e le operazioni. Sono i contratti, gli estratti conto, ricevute dei pagamenti, documenti di trasporto, F24, dichiarazioni con le ricevute di invio, verbali di assemblea, cedolini e modelli dei sostituti d’imposta. Conservali ordinati per anno e per affare, come chiede la legge. Se la tua impresa cessa, valuta con il tuo commercialista chi terrà l’archivio, perché gli obblighi di conservazione non finiscono con la chiusura della partita IVA.

Dal 2027 cambiano i numeri degli articoli

Il decreto legislativo 5 agosto 2026, n. 141 ha approvato il testo unico in materia di adempimenti e accertamento. Dal 1° gennaio 2027 le regole dell’articolo 22 del D.P.R. 600 del 1973 e dei commi 4-ter e 4-quater dell’articolo 7 del decreto legge 357 del 1994 passano nell’articolo 29 del testo unico, che ne riprende il contenuto. La sostanza di quanto hai letto non cambia.

Come possiamo aiutarti

Possiamo controllare se le tue fatture elettroniche sono davvero in conservazione, attivare con te il servizio dell’Agenzia delle Entrate o verificare quello del tuo software, e aiutarti a decidere quali documenti tenere e fino a quando. Se hai ricevuto un controllo e devi ritrovare documenti di anni passati, contatta lo Studio Commerciale Paternò.

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