Contabilità ordinaria o semplificata: quando è obbligatoria e quando conviene scegliere?

Se la tua impresa è una S.r.l., una S.p.A. o un’altra società soggetta all’IRES, la contabilità ordinaria è sempre obbligatoria, qualunque sia il fatturato. Se invece sei un’impresa individuale, una snc o una sas, puoi tenere la contabilità semplificata finché i ricavi dell’anno precedente non superano 500.000 euro, se fai prestazioni di servizi, o 800.000 euro, se fai altre attività. Sotto queste soglie puoi comunque scegliere l’ordinaria, che però ti vincola per almeno tre anni. Conviene quando hai bisogno di un bilancio vero, per la banca, per i soci o per tenere sotto controllo crediti, debiti e magazzino.

Professionisti e lavoratori autonomi seguono regole proprie, e chi applica il regime forfettario ha adempimenti diversi. Qui parliamo delle imprese.

Chi è sempre in contabilità ordinaria

L’articolo 13 del D.P.R. 600 del 1973 elenca chi deve tenere le scritture contabili. Al primo posto ci sono le società soggette all’imposta sul reddito delle società, quindi le S.r.l., anche semplificate, e le S.p.A. Per loro la contabilità semplificata non esiste. L’articolo 18, che regola la semplificata, si applica solo alle snc, alle sas e alle persone fisiche che esercitano un’impresa commerciale.

Le soglie della contabilità semplificata

Per il 2026 le soglie sono quelle dell’articolo 18 del D.P.R. 600 del 1973. Puoi restare in semplificata se i ricavi percepiti nell’anno precedente non hanno superato 500.000 euro per le imprese di servizi e 800.000 euro per le imprese che hanno per oggetto altre attività. Se sei già in semplificata, ai fini della soglia contano le somme incassate e registrate nei registri. Se arrivi dalla contabilità ordinaria, contano i ricavi dell’ultimo anno calcolati con le regole dell’ordinaria.

Se svolgi insieme servizi e altre attività, guardi ai ricavi dell’attività prevalente. Se però non annoti separatamente i ricavi delle due attività, la legge considera prevalenti le attività diverse dai servizi.

La semplificata si rinnova da sola di anno in anno, finché non superi le soglie. Chi apre una nuova impresa può partire in semplificata se prevede, per il primo anno, ricavi entro i limiti, ragguagliati ad anno.

Facciamo un esempio inventato. Marco ha un negozio di articoli per la casa come impresa individuale e nel 2025 ha incassato 650.000 euro. Siamo sotto 800.000 euro, quindi nel 2026 può restare in semplificata. Laura ha un’agenzia di servizi alle imprese in forma di snc e nel 2025 ha incassato 520.000 euro. Ha superato 500.000 euro, quindi dal 2026 la snc deve tenere la contabilità ordinaria.

Cosa cambia in pratica

In semplificata il reddito d’impresa è la differenza tra i ricavi percepiti nell’anno e le spese sostenute nello stesso anno, con alcune correzioni previste dall’articolo 66 del testo unico delle imposte sui redditi, per esempio per plusvalenze, sopravvenienze e ammortamenti. Gli ammortamenti sono deducibili solo se tieni il registro dei beni ammortizzabili.

Per registrare le operazioni bastano i registri IVA con le annotazioni di incassi e pagamenti, oppure registri appositi. Con un’opzione vincolante per almeno tre anni puoi tenere i registri IVA senza annotare incassi e pagamenti. In questo caso la legge presume che la data di registrazione della fattura coincida con quella dell’incasso o del pagamento. È più semplice, ma il reddito può allontanarsi da quello che hai davvero incassato.

In ordinaria la contabilità registra tutti i fatti di gestione, compresi crediti, debiti, rimanenze di magazzino, ratei e risconti, e porta a un bilancio con stato patrimoniale e conto economico. Costa di più in tempo e in onorari, ma ti dà una fotografia completa dell’impresa.

Quando conviene scegliere l’ordinaria

La semplificata va bene per molte piccole imprese con poche operazioni e poco magazzino. L’ordinaria conviene in alcuni casi concreti.

Se chiedi un finanziamento, la banca ti chiede bilanci e situazioni patrimoniali. Con la semplificata hai solo un conto di incassi e pagamenti, e devi ricostruire a parte crediti, debiti e magazzino.

Se hai soci, un bilancio completo rende più chiaro quanto vale la quota di ciascuno e quanto utile si può prelevare.

Se pensi di trasformare l’impresa in S.r.l. o di cederla, arrivare con una contabilità ordinaria già in ordine rende più semplice valutare l’azienda.

Se i tuoi ricavi sono vicini alla soglia, passare per scelta all’ordinaria evita di cambiare sistema all’improvviso quando la superi.

Come si sceglie l’ordinaria

La scelta si fa con il comportamento, cioè tenendo la contabilità ordinaria fin dall’inizio dell’anno. Il D.P.R. 442 del 1997 lega la validità dell’opzione alla sua attuazione concreta sin dall’inizio dell’anno o dell’attività. L’opzione va poi comunicata nella prima dichiarazione IVA annuale successiva alla scelta. Se dimentichi la comunicazione, l’opzione resta valida, ma rischi una sanzione.

L’opzione per l’ordinaria ha effetto dall’inizio dell’anno in cui la eserciti e vale per quell’anno e per i due successivi. Dopo resta valida finché non la revochi.

Dal 2027 cambia l’articolo, non le soglie

Il decreto legislativo 5 agosto 2026, n. 141 ha approvato il testo unico delle disposizioni in materia di adempimenti e accertamento. Dal 1° gennaio 2027 l’articolo 18 del D.P.R. 600 del 1973 è abrogato e la contabilità semplificata è regolata dall’articolo 23 del testo unico, che conferma le soglie di 500.000 e 800.000 euro. Se in un documento o in un software trovi il nuovo riferimento, la sostanza non cambia.

Come possiamo aiutarti

Possiamo controllare con te i ricavi dell’ultimo anno e dirti in quale regime devi stare, valutare se ti conviene passare all’ordinaria prima che lo imponga la legge e organizzare il passaggio dall’inizio dell’anno. Se hai dubbi sul tuo regime contabile, contatta lo Studio Commerciale Paternò.

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