Puoi pagare in contanti un fornitore solo se l’importo trasferito è inferiore a 5.000 euro. Da 5.000 euro in su il pagamento in contanti è vietato, anche se lo spezzi in più rate che appaiono frazionate in modo artificioso. Stipendi e compensi dei collaboratori coordinati e continuativi, invece, non si possono mai pagare in contanti direttamente al lavoratore, qualunque sia l’importo. Sul fronte fiscale, alcuni costi sono deducibili solo se li paghi con mezzi tracciabili. Sono il carburante, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente sostenute in Italia, e le spese di rappresentanza. Se li paghi in contanti, il costo resta a tuo carico senza ridurre le imposte.
Il limite al contante
La regola è nell’articolo 49 del decreto legislativo 231 del 2007. È vietato il trasferimento di denaro contante tra soggetti diversi, a qualsiasi titolo, quando il valore è complessivamente pari o superiore alla soglia. Dal 1° gennaio 2023 la soglia è di 5.000 euro. Il divieto vale anche quando il pagamento è diviso in più importi sotto soglia che appaiono artificiosamente frazionati.
In pratica puoi pagare in contanti fino a 4.999,99 euro per operazione. Se la fattura è di 6.000 euro, non puoi pagarne 3.000 oggi e 3.000 domani in contanti per stare sotto il limite. Lo stesso vale per gli incassi. Anche il tuo cliente non può pagarti in contanti 5.000 euro o più.
La sanzione è prevista dall’articolo 63 dello stesso decreto. Va da 3.000 a 50.000 euro, ma per le violazioni commesse e contestate dal 1° gennaio 2022 il minimo è fissato a 1.000 euro.
Stipendi e collaboratori
Dal 1° luglio 2018 i datori di lavoro e i committenti devono pagare la retribuzione, e ogni anticipo, attraverso una banca o un ufficio postale. I mezzi ammessi sono il bonifico sull’IBAN indicato dal lavoratore, gli strumenti di pagamento elettronico, il pagamento in contanti allo sportello bancario o postale dove hai un conto di tesoreria con mandato di pagamento e l’assegno consegnato al lavoratore o, se è impedito, a un suo delegato. Sono le regole dei commi da 910 a 913 dell’articolo 1 della legge 205 del 2017.
Non puoi consegnare contanti in mano al lavoratore, qualunque sia il rapporto. La regola riguarda il lavoro subordinato, anche breve, le collaborazioni coordinate e continuative e i soci lavoratori delle cooperative. Non riguarda i lavoratori domestici. La firma del lavoratore sulla busta paga non prova il pagamento. La sanzione va da 1.000 a 5.000 euro.
Per i collaboratori con partita IVA e per i fornitori di servizi resta il limite generale dei 5.000 euro. Anche sotto quella cifra, però, il bonifico ti dà una prova del pagamento che il contante non dà.
Quando il costo non è deducibile
In generale la legge non lega la deducibilità di un costo al mezzo con cui lo paghi. Contano l’inerenza, la competenza e la documentazione. Ci sono però alcune eccezioni importanti, nelle quali il pagamento tracciabile è una condizione per dedurre il costo.
La prima riguarda il carburante. L’articolo 164 del testo unico delle imposte sui redditi ammette in deduzione le spese per carburante per autotrazione solo se pagate con mezzi tracciabili. La norma indica carte di credito, di debito o prepagate.
La seconda riguarda le trasferte dei dipendenti. Dal periodo d’imposta 2025, per chi ha l’anno coincidente con quello solare, le spese di vitto e alloggio e quelle di viaggio e trasporto con taxi o noleggio con conducente, sostenute in Italia, e i relativi rimborsi analitici sono deducibili solo se pagati con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 241 del 1997, come bonifico e carte. Lo stabilisce il comma 3-bis dell’articolo 95 del testo unico, introdotto dalla legge di bilancio 2025.
La terza riguarda le stesse spese sostenute direttamente dall’imprenditore e quelle per i lavoratori autonomi a cui commissioni una prestazione. Il decreto legge 84 del 2025 ha aggiunto i commi 5-bis e 5-ter all’articolo 109 del testo unico, con la stessa condizione di tracciabilità per le spese sostenute in Italia. Le regole si applicano alle spese sostenute dall’entrata in vigore del decreto, a giugno 2025.
La quarta riguarda le spese di rappresentanza. L’articolo 108 del testo unico, nella versione modificata dalla legge di bilancio 2025, le ammette in deduzione solo se pagate con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi tracciabili previsti dalla legge.
Per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute all’estero, il decreto legge 84 del 2025 ha limitato l’obbligo di tracciabilità a quelle sostenute in Italia. Per le spese di rappresentanza, invece, l’articolo 108 non distingue tra Italia ed estero.
Un esempio
Facciamo un esempio inventato. Un dipendente della tua S.r.l. va a Milano per due giorni. L’hotel costa 140 euro e lo paga con la carta aziendale. La cena costa 60 euro e il taxi 25 euro, e li paga in contanti. Al rientro presenta la nota spese e la società gli rimborsa tutto. L’hotel è deducibile, nei limiti dell’articolo 95. La cena e il taxi, 85 euro in tutto, non lo sono, perché pagati in contanti in Italia. In più, secondo le regole sul reddito di lavoro dipendente, il rimborso di spese pagate senza mezzi tracciabili non è escluso dal reddito del dipendente, quindi quegli 85 euro rischiano di essere tassati in busta paga. Se la stessa trasferta fosse stata all’estero, il pagamento in contanti non avrebbe tolto la deducibilità di vitto e trasporto.
La cifra è piccola, ma moltiplicata per tutte le trasferte di un anno diventa un costo che paghi senza alcun risparmio fiscale. Per questo conviene dare ai dipendenti che viaggiano una carta aziendale o chiedere loro di pagare con la propria carta o con un’app di pagamento collegata al conto.
Dal 2027 cambia la numerazione
Il decreto legislativo 19 giugno 2026, n. 117 ha approvato il nuovo testo unico delle imposte sui redditi. Dal 1° gennaio 2027 gli articoli del vecchio testo unico sono abrogati e le regole sulla tracciabilità delle trasferte si trovano negli articoli 104, comma 4, e 118, comma 11, del nuovo testo, con lo stesso contenuto.
Come possiamo aiutarti
Possiamo controllare con te come paghi fornitori, collaboratori e dipendenti, impostare una procedura per le note spese che tenga conto della tracciabilità e verificare in contabilità quali costi rischiano di non essere deducibili. Se hai dubbi su un pagamento già fatto, contatta lo Studio Commerciale Paternò.
Studio Paternò, Pescara e Bergamo · 085 374220 · info@studiopaterno.com
Fonti
- Art. 49, commi 1 e 3-bis, D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, testo vigente al 31 ottobre 2026
- Art. 63, commi 1 e 1-ter, D.Lgs. 21 novembre 2007, n. 231, testo vigente al 31 ottobre 2026
- Art. 1, commi 910, 911, 912 e 913, L. 27 dicembre 2017, n. 205
- Art. 95, comma 3-bis, D.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 (TUIR), testo vigente al 31 ottobre 2026
- Art. 108, comma 2, TUIR, testo vigente al 31 ottobre 2026
- Art. 109, commi 5-bis e 5-ter, TUIR, testo vigente al 31 ottobre 2026
- Art. 164, comma 1-bis, TUIR, testo vigente al 31 ottobre 2026
- Art. 1, commi 81 e 83, L. 30 dicembre 2024, n. 207 (legge di bilancio 2025)
- Art. 1, comma 8, D.L. 17 giugno 2025, n. 84
- D.Lgs. 19 giugno 2026, n. 117, testo unico delle imposte sui redditi, artt. 104, comma 4, e 118, comma 11 (G.U. n. 152 del 3 luglio 2026, S.O. n. 26)