Assumere il primo dipendente: quanto costa davvero e quali adempimenti servono?

Un dipendente costa all’azienda molto più della retribuzione lorda scritta nel contratto. Alla retribuzione lorda si aggiungono i contributi INPS a carico del datore, che cambiano con il settore, la qualifica e la dimensione dell’azienda, il premio INAIL, che dipende dal rischio dell’attività, e il trattamento di fine rapporto, che vale circa un tredicesimo e mezzo della retribuzione annua. Per gli adempimenti, prima di tutto devi aprire le posizioni come datore di lavoro, scegliere il contratto collettivo e inviare la comunicazione obbligatoria di assunzione entro il giorno prima dell’inizio del lavoro.

Le voci del costo

La prima voce è la retribuzione lorda. Il minimo dipende dal contratto collettivo nazionale che applichi, dal livello di inquadramento e dall’orario. Il contratto collettivo stabilisce anche le mensilità aggiuntive, come la tredicesima e, in alcuni settori, la quattordicesima. Per questo il costo va calcolato sulla retribuzione annua lorda e non su quella mensile.

La seconda voce sono i contributi previdenziali e assistenziali. Una parte è a carico dell’azienda e una parte, più piccola, a carico del lavoratore. Le aliquote cambiano con il settore, la qualifica e la dimensione dell’azienda, quindi vanno verificate sulla tua posizione. La parte a carico del lavoratore la trattieni in busta paga e la versi tu insieme alla tua.

La terza voce è il premio INAIL contro infortuni e malattie professionali. Si calcola sulle retribuzioni con un tasso che dipende dalla voce di tariffa, cioè dal rischio dell’attività svolta dal lavoratore.

La quarta voce è il trattamento di fine rapporto. L’articolo 2120 del codice civile stabilisce che ogni anno matura una quota pari alla retribuzione annua divisa per 13,5. La retribuzione da considerare comprende tutte le somme pagate in modo non occasionale, esclusi i rimborsi spese, salvo diversa previsione del contratto collettivo. Il fondo accumulato si rivaluta al 31 dicembre di ogni anno con un tasso dell’1,5 per cento fisso più il 75 per cento dell’aumento dei prezzi rilevato dall’ISTAT. Il TFR si paga alla fine del rapporto, ma è un costo di ogni anno e conviene accantonarlo.

Un esempio di costo

Facciamo un esempio inventato. Assumi un impiegato con una retribuzione annua lorda di 26.000 euro. Solo per fare il conto ipotizziamo contributi INPS a carico dell’azienda del 30 per cento, cioè 7.800 euro. È un’ipotesi e non un’aliquota di legge. Quella vera dipende dal tuo settore, dalla qualifica del dipendente e dalla dimensione dell’azienda. Il TFR dell’anno vale 26.000 diviso 13,5, cioè circa 1.926 euro. Il costo arriva a circa 35.726 euro, a cui si aggiunge il premio INAIL della tua voce di tariffa. In media sono quasi 2.980 euro al mese su dodici mesi, contro uno stipendio netto per il dipendente molto più basso del lordo, perché dal lordo si tolgono i contributi a suo carico e l’IRPEF.

L’esempio non considera eventuali agevolazioni, i costi di formazione e sicurezza, le visite mediche quando sono previste e il compenso del consulente che elabora le buste paga. Per un preventivo vero serve il contratto collettivo, il livello e la tua aliquota contributiva effettiva.

Gli adempimenti prima dell’assunzione

Se non hai mai avuto dipendenti, devi prima iscriverti all’INPS come datore di lavoro e aprire la posizione assicurativa all’INAIL. Poi scegli il contratto collettivo da applicare, il tipo di contratto, cioè tempo indeterminato, determinato, part time o apprendistato, il livello e l’orario.

La comunicazione obbligatoria di assunzione, il modello UniLav, va inviata telematicamente entro il giorno precedente l’inizio del rapporto. Lo stabilisce l’articolo 9-bis, comma 2, del decreto legge 510 del 1996, nel testo sostituito dalla legge 296 del 2006. La comunicazione contiene i dati del lavoratore, la data di assunzione, l’eventuale data di cessazione, il tipo di contratto, la qualifica e il trattamento economico e normativo. In caso di urgenza dovuta a esigenze produttive puoi inviarla entro cinque giorni, ma entro il giorno precedente devi comunque comunicare la data di inizio e i dati del lavoratore e del datore di lavoro. Lo stesso obbligo vale per le collaborazioni coordinate e continuative.

Al lavoratore va consegnato il contratto individuale o la copia della comunicazione di assunzione con le informazioni sul rapporto previste dal decreto legislativo 152 del 1997, come modificato dal decreto legislativo 104 del 2022, il decreto trasparenza.

Gli adempimenti dopo l’assunzione

Ogni mese devi elaborare la busta paga, trattenere i contributi e le ritenute IRPEF del dipendente, versare contributi e ritenute e inviare all’INPS la denuncia mensile UniEmens. Ci sono poi gli adempimenti annuali verso l’Agenzia delle Entrate e verso l’INAIL. Restano gli obblighi sulla salute e sicurezza sul lavoro, che vanno valutati in base all’attività.

Se il lavoratore inizia senza la comunicazione preventiva, il rischio è la maxisanzione per lavoro irregolare, oltre ai contributi e alle sanzioni civili. Per il primo dipendente l’errore più frequente è proprio farlo iniziare il giorno della firma senza aver inviato l’UniLav la sera prima.

Le agevolazioni

Esistono esoneri e incentivi contributivi legati a specifiche categorie di lavoratori o a specifici tipi di assunzione. Cambiano spesso, hanno requisiti precisi, spesso vanno chiesti all’INPS e dipendono dalle risorse disponibili. Vanno verificati alla data dell’assunzione, prima di firmare il contratto, perché un requisito mancante non si recupera dopo.

Come possiamo aiutarti

Lo Studio segue paghe e consulenza del lavoro. Possiamo calcolare il costo reale del dipendente sul contratto collettivo che applichi, verificare le agevolazioni disponibili per il tuo caso, aprire le posizioni INPS e INAIL, inviare la comunicazione di assunzione ed elaborare ogni mese le buste paga. Contatta lo Studio Commerciale Paternò prima di fissare la data di inizio.

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